Số hoá 3 quy trình sau sẽ giúp doanh nghiệp tối ưu năng suất bất ngờ

Là giải pháp số hóa toàn bộ quy trình của doanh nghiệp trên một nền tảng duy nhất, FPT SPro biến việc thực hiện các quy trình nghiệp vụ trên giấy tờ truyền thống trở thành trải nghiệm số, đồng thời cung cấp hệ thống báo cáo quản trị doanh nghiệp theo thời gian thực cho ban lãnh đạo. Hãy khám phá xem các quy trình dưới đây sẽ được thay đổi như thế nào nhờ số hoá cùng giải pháp FPT SPro.

Quy trình 1: Các tác vụ hành chính – kế toán nội bộ

Các công việc hành chính, giấy tờ, thủ tục thanh toán… là những nghiệp vụ cơ bản nhất, phát sinh hàng ngày, liên tục, liên quan đến rất nhiều cá nhân, bộ phận trong doanh nghiệp, đòi hỏi sự phối hợp, phê duyệt nhiều cấp. Đặc biệt, có nhiều trường hợp các yêu cầu cần xử lý tức thời như đặt vé, đặt phòng công tác đòi hỏi việc thực hiện phải thông suốt trong thời gian ngắn nhất nhằm tối ưu chi phí công ty. Ngoài ra, chỉ một sai sót trong khâu chuẩn bị giấy tờ, hồ sơ cũng có thể làm chậm tiến độ, ảnh hưởng đến cả người yêu cầu lẫn bộ phận ghi nhận và xử lý như phòng kế toán, phòng hành chính.

Với giải pháp Số hóa quy trình và giao việc tự động FPT SPro, toàn bộ quy trình từ khởi tạo đề nghị, phê duyệt qua các bước, cho đến hoàn tất hồ sơ đều được tích hợp trên một nền tảng duy nhất. Tất cả các cá nhân liên quan, bao gồm người yêu cầu, cán bộ thực hiện, lãnh đạo phê duyệt… đều được nhận thông tin tức thời, tương tác ngay trên hệ thống. Hồ sơ giấy tờ cũng được cập nhật online, không sợ thất lạc hồ sơ, tiết kiệm chi phí in ấn.

Cá nhân yêu cầu dịch vụ khi phát hiện sai sót hồ sơ có thể chủ động bổ sung hồ sơ trên hệ thống. Lãnh đạo hoặc các cấp phê duyệt có thể duyệt trực tuyến nhanh chóng từ bất kỳ thiết bị di động nào. Đặc biệt, hồ sơ lưu trên hệ thống có thể lưu trữ không giới hạn thời gian và tra cứu nhanh chóng, dễ dàng bất cứ lúc nào. Với bộ phận kế toán, tính năng này đặc biệt có ý nghĩa khi các hồ sơ thanh toán luôn dễ dàng được trích xuất khi có yêu cầu kiểm toán, thanh tra thuế thay vì phải truy xét hồ sơ bản cứng trong kho.

Được áp dụng tại Công ty Hệ thống Thông tin FPT IS với quy mô hơn 3.000 nhân viên trên phạm vi cả nước từ tháng 1/2018, giải pháp giải quyết hơn 120.000 đầu việc với thời gian hoàn thành đúng hạn lên đến 85%, giúp chuẩn hóa các dịch vụ nội bộ, giúp giảm thời gian thực hiện thanh toán đến 7 ngày so với phương pháp truyền thống.

Quy trình 2: Theo dõi và phân bổ nguồn lực xử lý sự cố

Xử lý sự cố là một trong những quy trình có tần suất phát sinh nhiều trong doanh nghiệp, liên quan tới tất cả các bộ phận, phòng ban, nhưng lại có tính đột xuất, chẳng hạn như các yêu cầu về xử lý sự cố máy tính và thiết bị làm việc. Trong khi nguồn nhân lực có hạn, các yêu cầu về sự cố được trao đổi qua email hay yêu cầu trực tiếp với số lượng quá lớn có thể khiến nhân sự phụ trách bỏ lỡ thông tin, xử lý chậm, hoặc phân bổ nguồn lực hỗ trợ chưa hợp lý, gây ảnh hưởng trực tiếp đến năng suất lao động.

Với bảng theo dõi trong hệ thống FPT SPro, người khởi tạo yêu cầu nắm được tổng quan tiến trình hỗ trợ. Bộ phận phụ trách nhận báo cáo sự cố tức thời và tập trung, từ đó phân bổ tự động các tác vụ hỗ trợ đến từng nhân viên chuyên trách xử lý sự cố một cách phù hợp, từ đó tối ưu hiệu suất đội ngũ.

Được ứng dụng tại một doanh nghiệp hàng đầu Việt Nam trong mảng F&B, FPT SPro giúp giảm tới 70% thời gian quản lý, tăng 50% năng suất đội ngũ nhân viên văn phòng.

Quy trình 3: Tuyển dụng và đào tạo nhân sự

Tuyển dụng là một quy trình cần xử lý nhanh để hỗ trợ việc tìm kiếm thu hút nhân sự chất lượng cao. Bên cạnh đó, sau khi hoạt động tuyển dụng diễn ra, việc đào tạo nhân sự tương đối phức tạp, vì vừa liên quan đến chuyên môn, vừa liên quan đến chi phí. Đặc biệt, đặt trong bối cảnh bình thường mới hậu Covid-19, đào tạo là phần chí phí tiêu hao nhưng không trực tiếp tạo ra doanh thu, gây ra áp lực không nhỏ cho chủ doanh nghiệp.

Với FPT SPro, số hóa quy trình tuyển dụng cũng như đào tạo nhân sự có thể giúp các bên liên quan nắm được tiến trình, từ đó đẩy nhanh tốc độ, tiết kiệm thời gian. Bất cứ lúc nào, bộ phận quản lý ở mọi cấp cũng có thể truy cập hệ thống để lấy báo cáo thông tin về số nhân sự đã tuyển dụng, số quota nhân sự được tuyển thêm, các thông tin đào tạo được công khai trên hệ thống, dễ dàng đánh giá từ tính cấp thiết, chất lượng, chi phí đào tạo…

Nằm trong bộ sản phẩm giải pháp chuyển đổi số của FPT, FPT SPro có khả năng số hóa hàng trăm nghiệp vụ, giúp doanh nghiệp điều hành thông minh, hướng tới mô hình văn phòng không giấy tờ, tiết kiệm chi phí vận hành và tối ưu hiệu suất. Để trải nghiệm sản phẩm, vui lòng truy cập website.

Ánh Dương

Theo Nhịp sống kinh tế